E-Mail schreiben | 7 Schritte mit Tipps & Beispielen
Eine gute E-Mail schreiben muss nicht schwer sein – mit diesen 7 einfachen Schritten klappt’s.
So schreibst du in 7 Schritten eine gute E-Mail
Hier erfährst du, wie du eine E-Mail Baustein für Baustein zusammensetzt:
- Betreff formulieren
- Anrede auswählen
- Einstiegssatz schreiben
- Haupttext formulieren
- Schlusssatz schreiben
- Grußformel auswählen
- Name oder Signatur hinzufügen
1. Betreff formulieren
Der Betreff sollte Stichwörter enthalten, die das Thema deiner E-Mail präzise beschreiben:
| Thema | Beispiel |
|---|---|
| Bewerbung | Bewerbung als Buchhalterin |
| Aufforderung | Bitte Termin bestätigen |
| Anfrage | Anfrage Steuererklärung 2025 |
Damit er in der Vorschau ganz angezeigt wird, solltest du überflüssige Wörter vermeiden und lange Wörter durch kürzere, treffende Synonyme ersetzen:
|
|
| Die Vorstandssitzung wurde verschoben | Vorstandssitzung verschoben |
| Softwareaktualisierung morgen verfügbar | Update morgen verfügbar |
2. Anrede auswählen
Welche Anrede passt, hängt davon ab, wie gut du den Empfänger kennst:
| Empfänger | Anrede | Beispiele |
|---|---|---|
| Firma oder unbekannte Person | formell |
|
| Person, die du nicht (gut) kennst | formell |
|
| Person, die du gut kennst und siezt | neutral bis informell |
|
| informell |
|
|
| Person, die du gut kennst und duzt | sehr informell |
|
Wenn du an mehrere Empfänger schreibst, nennst du zuerst den mit dem höchsten Rang. Du kannst jede Anrede in eine eigene Zeile setzen:
sehr geehrte Frau Dr. Bauer,
sehr geehrter Herr Schwarz,
3. Einstiegssatz schreiben
Hier sind 4 Varianten, wie du den Text deiner E-Mail anfangen kannst:
| Einstieg | Beispiel |
|---|---|
| Small Talk | Ich hoffe, Sie hatten ein schönes Wochenende. |
| Bezugnahme | Wie besprochen, schicke ich Ihnen den Zeitplan für die Jubiläumsfeier. |
| Dank | Danke, dass Sie am Freitag als Gastredner eingesprungen sind! |
| Entschuldigung | Entschuldigen Sie bitte meine späte Antwort. |
Oft kannst du den Einstiegssatz auch weglassen und direkt dein Anliegen ansprechen:
4. Haupttext formulieren
Im Haupttext nennst und beschreibst du dein Anliegen – zum Beispiel eine Bitte, ein Problem oder eine Information.
Oft hilft es, zuerst eine Liste mit Stichpunkten zu machen:
- Problem: keine Zeit am Tag der mündlichen Prüfung
- Grund: Trauzeuge bei Hochzeit
- Bitte: Ersatztermin
Anschließend formulierst du die Stichpunkte aus. Hier sind 3 Tipps, um deine Gedanken leicht verständlich auszudrücken:
| Tipp | Beispiel | |
|
|
|
| überflüssige Wörter streichen | Ich kann unglücklicherweise am Freitag, dem 3. Juli, nicht persönlich an der mündlichen Prüfung teilnehmen. | Ich kann am Freitag, dem 3. Juli, nicht an der mündlichen Prüfung teilnehmen. |
| gebräuchliche Wörter verwenden | An jenem Tag schließt nämlich ein Freund von mir den Bund der Ehe – und ich fungiere als Trauzeuge. | An diesem Tag heiratet nämlich ein Freund von mir – und ich bin Trauzeuge. |
| Sätze einfach bauen | Die Prüfung auf einen anderen Tag zu verschieben, wäre das möglich? | Wäre es möglich, die Prüfung auf einen anderen Tag zu verschieben? |
Damit der Text leichter zu lesen ist, kannst du ihn optisch gliedern, zum Beispiel mit Absätzen und Bullet-Points:
Wäre es möglich, die Prüfung auf einen anderen Tag zu verschieben?
Mögliche Tage wären zum Beispiel:
- Donnerstag, der 2. Juli
- Montag, der 6. Juli
- Mittwoch, der 8. Juli
Arbeitest du lieber mit Vorlagen? Auf unserem Blog findest du E-Mail-Texte zum Kopieren und Anpassen:
5. Schlusssatz schreiben
Hier findest du 6 Varianten, den Text deiner E-Mail abzuschließen:
| Schluss | Beispiel |
|---|---|
| Ausblick | Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung! |
| Dank | Vielen Dank im Voraus. |
| Aufruf | Bitte teilen Sie mir mit, welcher Termin für Sie am besten passt. |
| Angebot | Wenn Sie Fragen haben, können Sie mir gerne schreiben. |
| Versprechen | Ich melde mich, sobald ich mehr weiß. |
| Wunsch | Ich hoffe, wir können bald wieder zusammenarbeiten. |
6. Grußformel auswählen
Bei der Grußformel richtest du dich danach, wie gut du den Empfänger kennst:
| Empfänger | Grußformel | Beispiele |
|---|---|---|
| Firma oder unbekannte Person | formell |
|
| Person, die du nicht (gut) kennst | ||
| Person, die du gut kennst und siezt | informell | |
| Person, die du gut kennst und duzt | sehr informell |
|
Die Grußformel sollte zur Anrede passen:
|
|
| Sehr geehrter Herr Becker,
… Alles Liebe |
Sehr geehrter Herr Becker,
… Mit freundlichen Grüßen |
7. Name oder Signatur hinzufügen
Ans Ende der E-Mail setzt du deinen Namen oder deine Signatur:
| Name | Signatur |
|---|---|
| Paul Wagner | Paul Wagner
Prinzregentenstraße 70 81675 München (+49) 175 555482 paul.wagner@anbieter.de |
Die 7 Bausteine einer E-Mail: Übersicht
Hier findest du ein Beispiel mit den 7 Bausteinen:
| Baustein | Beispiel |
|---|---|
| Betreff | Bewerbung als Archäologin
Sehr geehrte Frau Bauer, vielen Dank für das angenehme Telefongespräch gestern. Im Anhang finden Sie die Unterlagen meiner Bewerbung um die Stelle als Archäologin. Ich freue mich, wenn Sie mich zu einem Gespräch einladen. Mit freundlichen Grüßen Hanna Kaiser |
| Anrede | |
| Einstiegssatz | |
| Haupttext | |
| Schlusssatz | |
| Grußformel | |
| Name (oder Signatur) |
Mehr zu E-Mails findest du hier:
Häufig gestellte Fragen zum E-Mail-Schreiben
- Wie schreibe ich eine E-Mail?
-
In diesen 7 Schritten kannst du eine E-Mail schreiben:
- Betreff formulieren
- Anrede auswählen
- Einstiegssatz schreiben
- Haupttext formulieren
- Schlusssatz schreiben
- Grußformel auswählen
- Name oder Signatur hinzufügen
Tipp:
Wenn du eine Vorlage brauchst, nutze unseren kostenlosen E-Mail-Generator.
