Brief schreiben mit KI | So einfach geht’s
Künstliche Intelligenz verändert, wie wir Texte schreiben. Auch Briefe lassen sich damit viel einfacher verfassen.
Es reicht jedoch nicht, der KI einfach zu sagen: ‚Schreib mir einen Brief.‘ Für ein gutes Ergebnis musst du klare Anweisungen geben und den Text am Ende prüfen.
Wie du mit der KI Briefe schreibst
Beim Schreiben eines Briefes mit der KI gehst du am besten in folgenden Schritten vor:
- Briefart festlegen
- KI-Tool auswählen
- Prompt formulieren
- Entwurf der KI überprüfen
- Brief bearbeiten und formatieren
Briefart festlegen
Überlege dir zuerst, welche Art von Brief du brauchst. Das ist wichtig, weil sich Stil und Inhalt je nach Briefart stark unterscheiden.
| Briefart | Zweck |
|---|---|
| persönlicher Brief | für Familie oder Freunde |
| geschäftlicher Brief | für berufliche Kontakte |
| Anschreiben | wird bei einer Bewerbung zusammen mit deinem Lebenslauf eingereicht |
| Initiativbewerbung | Interesse an einer Beschäftigung in einem Unternehmen zeigen, auch wenn aktuell keine Stelle ausgeschrieben ist |
| Kündigungsschreiben | deinen Arbeitgeber über deine Kündigung informieren |
| Empfehlungsschreiben | die Bewerbung einer Person für eine Arbeitsstelle unterstützen |
| Mahnschreiben | ausstehende Zahlungen oder Verpflichtungen einfordern |
| Beschwerde | ein Problem mit einem Produkt oder einer Dienstleistung melden |
Die Briefart entscheidet darüber, wie dein Text aufgebaut ist und wie er klingt.
Wenn er einem KI-Briefgenerator sagt, dass er eine Kündigung schreiben möchte, kann das Tool einen passenden Text erstellen.
Würde er stattdessen nur ‚Brief an meinen Chef‘ eingeben, fehlen der KI wichtige Informationen.
KI-Tool auswählen
Je nach Art des Briefes, den du schreiben möchtest, wählst du das passende KI-Tool aus.
Oft ist ChatGPT das Mittel der Wahl für solche Aufgaben, aber es lohnt sich, auch einige Alternativen auszuprobieren. Dazu gehören:
- Der KI-Brief-Generator von Quillbot: keine Anmeldung erforderlich
- Google Gemini: integriert in Gmail und Google Docs
- Perplexity: laut eigener Aussage das beste Tool in Sachen Quellenangaben
Egal, welches Tool du benutzt, das Ergebnis hängt stark davon ab, wie gut dein Prompt (= Anweisung an die KI) ist.
Prompt formulieren
Der Prompt ist deine Anweisung an die KI. Je genauer du bist, desto besser wird der Text.
Ein guter Prompt enthält:
- die Art des Briefes (z. B. ein Anschreiben)
- den Empfänger (z. B. der Personalleiter)
- die gewünschte Ausdrucksweise (z. B. freundlich und professionell)
- wichtige Informationen (z. B. Fähigkeiten oder Erfahrungen, die hervorgehoben werden sollen)
- weiteren notwendigen Kontext (wenn die KI ein Anschreiben verfassen soll, zeige ihr z. B. vorab deinen Lebenslauf)
„Verfasse einen professionellen Geschäftsbrief von mir, Stefan Lange, Business Development Manager bei der Mustermann Bürobedarf GmbH, an Michael G. Schmitt, Regionalleiter bei der Rheinland Papierwerke GmbH. Der Brief soll eine Partnerschaft zwischen den beiden Unternehmen vorschlagen.
Die Mustermann Bürobedarf GmbH ist auf hochwertige Büroartikel für Unternehmen in ganz Deutschland spezialisiert. Ziel der Partnerschaft ist es, Möglichkeiten für den Vertrieb unter gemeinsamer Marke oder eine Lieferantenvereinbarung zu prüfen, von der beide Seiten profitieren würden.
Der Stil sollte professionell und selbstbewusst sein, aber trotzdem freundlich. Füge eine kurze Übersicht über die Dienstleistungen von Mustermann Bürobedarf ein, drücke deine Bewunderung für den guten Ruf der Rheinland Papierwerke aus und schlage ein Treffen oder ein Telefonat vor, um eine mögliche Partnerschaft zu besprechen. Beende das Schreiben mit einer Einladung, sich bald einmal persönlich kennenzulernen.“
Entwurf der KI überprüfen
Auch wenn die KI tolle Inhalte erstellt, kann sie Fehler machen.
Deshalb solltest du von der KI erstellte Briefe immer durchlesen, damit auch alles deinen Erwartungen entspricht und so klingt, als hättest du den Brief selbst geschrieben.
Achte auf:
- Rechtschreib- oder Grammatikfehler
- falsche oder erfundene Infos
- fehlende wichtige Infos
- die richtige Ausdrucksweise
- korrekte Namen und Daten
Stefan Lange
Business Development Manager
Mustermann Bürobedarf GmbH
[Adresse]
[Telefonnummer]
[E-Mail-Adresse]
Michael G. Schmitt
Regionalleiter
Rheinland Papierwerke GmbH
[Adresse]
[Datum]
Sehr geehrter Herr Schmitt,
als Business Development Manager der Mustermann Bürobedarf GmbH wende ich mich an Sie, um eine mögliche Partnerschaft zwischen unseren Unternehmen zu besprechen. Rheinland Papierwerke ist spezialisiert auf hochwertige Büroartikel, die wir erfolgreich an Unternehmen in der Region vertreiben. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit starken Partnern neue Chancen zu erschließen und nachhaltiges Wachstum zu fördern.
Ich bin seit Langem beeindruckt von dem hervorragenden Ruf, den Rheinland Papierwerke genießt. Ihre langjährige Erfahrung und Ihre herausragende Marktposition machen Sie für uns zu einem idealen Partner für eine Zusammenarbeit. Daher möchte ich Ihnen vorschlagen, gemeinsam Möglichkeiten für eine Kooperation zu prüfen – sei es durch den Vertrieb unter gemeinsamer Marke oder eine Lieferantenvereinbarung, die für beide Seiten wertvolle Synergien schaffen kann.
Ich bin überzeugt, dass wir durch eine enge Zusammenarbeit unser Produktportfolio sinnvoll ergänzen und zugleich Ihre Marktpräsenz weiter stärken können. Gerne würde ich mich mit Ihnen persönlich treffen oder zu einem Telefonat verabreden, um die Rahmenbedingungen und mögliche Strategien zu besprechen.
Sollten Sie Interesse haben, machen Sie gerne gleich einen Terminvorschlag. Ich freue mich, von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen
Stefan Lange
Brief bearbeiten und formatieren
Auch nach dem Korrekturlesen und dem Überprüfen der Fakten kann ein KI-Brief noch etwas roboterhaft klingen.
Überarbeite ihn daher so, dass er deinem persönlichen Stil entspricht und möglichst natürlich klingt.
So verpasst du deinem Brief den letzten Schliff:
- Schreibe im Aktiv: KI nutzt oft das Passiv, während Menschen meistens im Aktiv sprechen.
- Nutze unterschiedliche Satzlängen: Menschen schreiben mit einer Mischung aus kurzen und langen Sätzen, während KI oft eine einheitliche Länge verwendet.
- Vermeide Wiederholungen: Die KI wiederholt oft dieselben Satzzeichen und Strukturen (z. B. Gedankenstriche).
- Ergänze persönliche Akzente: Vermeide zu formelle oder allgemeine Formulierungen wie ‚Ich hoffe, es geht Ihnen gut‘ oder ‚Vielen Dank für Ihre Zeit‘.
Am Ende solltest du deinen Brief noch sauber formatieren.
Vorteile eines KI-Brief-Generators
- Zeitersparnis: Du bekommst schnell einen brauchbaren Entwurf.
- Überwindung von Schreibblockaden: Du musst nicht lange überlegen, wie du anfangen sollst.
- Vielseitige Nutzbarkeit: Du kannst verschiedene Arten von Briefen erstellen.
- Mehr Effizienz: Du arbeitest schneller und kommst einfacher zum Ergebnis.
Häufig gestellte Fragen zum Briefe schreiben mit KI
- Was ist der Unterschied zwischen KI und generativer KI?
-
Künstliche Intelligenz (KI) ist ein Oberbegriff für Computersysteme, die Daten analysieren und Aufgaben übernehmen können, für die normalerweise menschliche Intelligenz erforderlich ist.
Generative KI ist eine spezielle Form der KI. Sie kann neue Inhalte erzeugen, z. B. Texte, Bilder, Musik oder Programmcode. Dabei ist es wichtig, der KI eine klare Anweisung (= Prompt) zu geben, was sie tun soll.
Auf unserem Blog erfährst du, was ein Prompt-Generator ist und wie du damit die besten Ergebnisse erzielst.
Tipp:
Mit dem KI-Prompt-Generator von QuillBot holst du das Beste aus KI-Tools heraus.
- Wieso sollte ich meine Briefe mit der KI schreiben?
-
Mit KI kannst du Briefe viel schneller schreiben. Du bekommst sofort einen Entwurf, den du als Vorlage nutzen und anpassen kannst. So musst du nicht bei null anfangen und sparst dir viel Zeit.
Mit dem KI-Brief-Generator von Quillbot geht das einfach und kostenlos.
- Welche Briefarten kann ich mit der KI erstellen?
-
Du kannst fast alle Arten von Briefen mit der KI schreiben, z. B.:
- Anschreiben
- Beschwerden
- Dankesschreiben
- Entschuldigungen
Die KI liefert dir passende Beispiele, an denen du dich orientieren kannst.
Nutze den kostenlosen KI-Brief-Generator von Quillbot, um mühelos Briefe zu schreiben.
- Wer kann den KI-Brief-Generator nutzen?
-
Jeder kann einen KI-Brief-Generator nutzen, z. B. für Bewerbungsschreiben oder berufliche und private Briefe.
Das Tool ist besonders nützlich, wenn du Zeit sparen willst oder wenn dir das Schreiben schwerfällt.
